Văn hoá – đời sống · Bài 1

Đi làm “đúng kiểu lịch sự” Nhật–Việt: 20 nguyên tắc dễ làm, hiệu quả ngay

Dành cho người Việt làm việc với đồng nghiệp/khách hàng Nhật (ở Nhật hoặc ở Việt Nam). Ít thuật ngữ, ưu tiên checklist áp dụng liền.

1) Cái “khung” khác biệt (hiểu để đỡ sốc)

• Nhật: “quy trình trước, kết quả sau” → coi trọng đúng giờ, báo cáo, thứ bậc (senpai–kohai).
• Việt: “kết quả trước, quy trình linh hoạt” → linh hoạt cao, xử lý nhanh miệng.
  Cầu nối: thống nhất quy trình tối thiểu (mốc giờ, kênh báo cáo) để sự linh hoạt không làm người Nhật lo.

2) 5 điều “ghi điểm” trong tuần đầu

1. Đúng giờ ±3 phút (đến họp sớm 5–10’).
2. Gửi recap sau họp (3–7 bullet, thời hạn rõ).
3. Trả lời mail/Chat trong 1–3 giờ (nếu chưa có đáp án, gửi đã nhận/đang xử lý).
4. Đặt tên file chuẩn (YYYYMMDD_TênDựÁn_PhiênBản).
5. Giữ tông điềm tĩnh (tránh đùa “nội bộ” khi có khách hàng).

3) Chào hỏi & giới thiệu danh thiếp (meishi)

• Gặp lần đầu: cúi nhẹ + nhìn mắt + cười.
• Nếu có danh thiếp: đưa hai tay, mặt chữ hướng về người nhận. Nhận xong nhìn 1–2 giây, đặt trên bàn, không nhét túi quần.
• Không có meishi? Nói ngắn gọn:
  • “Em là A, phụ trách B bên công ty C. Rất mong hợp tác!”

4) Trang phục – bàn làm việc

• Ưu tiên gọn gàng – trung tính: áo sơ mi trơn, giày sạch; họp online bật nền gọn.
• Bàn làm việc không bừa: ly, hộp đựng, sổ tay ngay ngắn. Ấn tượng “ngăn nắp” rất quan trọng.

5) Email & chat: 7 dòng “chuẩn Nhật, gọn Việt”

Mẫu email cơ bản (VN/EN + 1 câu JP rất ngắn tùy chọn):

• Tiêu đề: [Dự án X] Tóm tắt họp ngày 2025-11-13 / Next steps
• Lời chào: Kính gửi anh/chị …
• Mở bài: Em cảm ơn anh/chị đã tham dự buổi họp hôm nay.
• Nội dung:
  1. Quyết định: …
  2. Việc & hạn: … (ai – làm gì – khi nào)
  3. Vướng mắc: … (nếu có)
• Kết: Mong nhận phản hồi trước …
• Lời cảm ơn & chữ ký ngắn.
  (Tuỳ chọn) Một câu JP lịch sự ở cuối: 何卒よろしくお願いいたします。 (Natsudo yoroshiku onegai itashimasu ~ “Rất mong được hợp tác”).

Chat nội bộ: tránh gửi tin quá dài; dùng bullet, @mention + hạn.

6) Họp kiểu Nhật “điểm rơi”

• Agenda gửi trước ≥1 ngày: mục tiêu, thời lượng từng mục.
• Bắt đầu đúng giờ, điểm danh nhanh, vào việc.
• Biên bản trên 1 trang: quyết định – ai làm – deadline.
• Nếu chưa chắc: nói “để xác nhận lại số liệu, em gửi mail trong hôm nay”, thay vì tranh luận dài.

7) Báo cáo Ho–Ren–So (bản rút gọn, dễ làm)

• Hou-koku (báo cáo): “Việc A xong 80%, còn 20% chờ input B.”
• Renraku (liên lạc): thông báo thay đổi lịch/nhân sự ngay khi biết.
• Soudan (tham vấn): xin ý kiến sớm khi có rủi ro; đừng chờ “cháy”.
  → Thực thi bằng bản tin hằng ngày/tuần 5 dòng trên chat/email.

8) Góp ý & từ chối “mềm mà rõ”

• Tránh “không được đâu” thẳng tưng. Dùng mẫu:
  • Phương án A có rủi ro … Vì vậy em đề xuất B (lý do …).
  • Hiện tại em chưa thể cam kết mốc … vì … Có thể dời đến … không ạ?
• Tránh hứa “để đó em lo” khi chưa có dữ liệu.

9) Quà tặng & sau giờ làm

• Omiyage (quà địa phương): bánh kẹo chia được, gói sạch, đặt ở pantry + thông báo nhẹ.
• Nomikai (đi nhậu): tham gia vòng 1, uống vừa phải. Có thể nói:
  • Em lái xe/đang dùng thuốc, nên xin phép uống soft drink. (ai cũng hiểu).

10) Khác biệt công sở thường gặp & cách hoà giải

11) 20 câu mẫu “an toàn” (ít tiếng Nhật nhất có thể)

• Xin phép xác nhận lại yêu cầu…
• Anh/chị có thể duyệt bản A trước 17:00 hôm nay không?
• Nếu không phiền, cho em thêm bối cảnh về…
• Em gửi bản cập nhật v1.2 đính kèm.
• Có thay đổi nào về ưu tiên không ạ?
• Em ghi nhận góp ý, sẽ sửa theo hướng…
• Ta có thể chốt mốc thử nghiệm vào … không?
• Cảm ơn anh/chị đã phản hồi nhanh.
• Em xin lỗi vì sự bất tiện này.
• Em sẽ phòng ngừa để không lặp lại.
• (Tuỳ chọn, 1 câu JP lịch sự khi cần) 失礼いたしました。 (Shitsurei itashimashita ~ “Xin lỗi vì sự sơ suất”).

12) Bộ “template” nhanh (copy–paste dùng ngay)

A) Recap sau họp (≤120 từ)

• Tiêu đề: [Dự án X] Recap họp 13/11 – next steps
• Nội dung:
  • Quyết định: …
  • Hành động & hạn: … (A – 15/11), (B – 18/11)
  • Rủi ro/Chờ: …
  • Tài liệu: link …
  • Kết: Nhờ anh/chị confirm giúp trước 12:00 ngày mai.

B) Xin dời deadline (trung thực – có phương án)
Do thay đổi đầu vào từ phía …, em xin phép dời mốc … sang … Em sẽ giao trước bản nháp vào … để anh/chị xem sớm.

C) From VN → JP lần đầu (khách hàng/đối tác)
Kính gửi …, Em là … (Công ty …), phụ trách …. Rất mong được hợp tác trong dự án …. Em đính kèm hồ sơ tóm tắt và lịch họp đề xuất. Trân trọng cảm ơn.

13) Checklist 60 giây (in dán bàn)

• [ ] Lịch họp: agenda gửi trước? link & file ok?
• [ ] Họp xong: recap trong ngày?
• [ ] Việc giao: ai–làm gì–khi nào rõ?
• [ ] Mail/Chat: đã trả lời nhận trong 1–3h?
• [ ] File: tên chuẩn & lưu đúng thư mục?
• [ ] Thái độ: điềm tĩnh, tôn trọng, no drama.

14) Tài liệu tham khảo nội bộ (nên tự soạn)

• Glossary 1 trang: thuật ngữ dự án + JP/VN tương ứng.
• Mẫu biên bản 1 trang: dùng chung toàn team.
• Trang FAQ: “Làm gì khi khách dời lịch?”, “Khi nào escalte?”

Kết

Đi làm với người Nhật không khó nếu bạn giữ ba thứ: đúng giờ – rõ ràng – lịch sự. Bắt đầu bằng recap gọn, deadline minh bạch, tông điềm tĩnh — sau 2–3 tuần, bạn sẽ thấy dự án trơn tru hơn hẳn.