Các tệp PDF được sử dụng rộng rãi trên các trang web như một định dạng tài liệu tiện lợi, nhưng về mặt khả năng truy cập, chúng không phải lúc nào cũng phù hợp. Đặc biệt, đối với người dùng sử dụng trình đọc màn hình hoặc phần mềm đọc văn bản, nếu PDF không ở định dạng văn bản, việc hiểu nội dung có thể trở nên khó khăn. Để cung cấp trải nghiệm web có thể truy cập, việc chuyển đổi PDF sang định dạng văn bản và cải thiện khả năng đọc là điều quan trọng. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về các phương pháp chuyển đổi PDF và những lợi ích trong việc nâng cao khả năng truy cập mà điều đó mang lại.
Tầm quan trọng của việc chuyển đổi PDF sang văn bản
PDF là định dạng dễ dàng giữ lại thiết kế và định dạng hấp dẫn về mặt thị giác, nhưng nếu để nguyên, nó có thể khó đọc đối với người dùng khiếm thị hoặc có khó khăn trong việc học. Khi văn bản và hình ảnh trong PDF được hiển thị như một hình ảnh đơn giản, trình đọc màn hình không thể diễn giải chính xác thông tin đó. Việc chuyển đổi PDF sang định dạng văn bản mang lại những lợi ích sau:
- Hỗ trợ trình đọc màn hình：PDF được chuyển đổi sang định dạng văn bản cho phép nội dung được đọc lên bởi trình đọc màn hình, giúp người dùng khiếm thị dễ dàng truy cập hơn.
- Cải thiện chức năng tìm kiếm：Nội dung được chuyển đổi sang định dạng văn bản cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm các từ hoặc cụm từ cụ thể.
- Dễ đọc trên thiết bị di động：PDF được chuyển đổi sang định dạng văn bản có khả năng linh hoạt tương thích với nhiều kích thước màn hình khác nhau, giúp người dùng dễ dàng đọc trên các thiết bị di động.
Cách chuyển đổi PDF sang định dạng văn bản
1. Sao chép và dán nội dung PDF
Phương pháp đơn giản nhất là sao chép văn bản trong PDF bằng tay và dán vào trình soạn thảo văn bản hoặc phần mềm xử lý văn bản. Cách này rất dễ thực hiện, nhưng có thể gây ra sự mất định dạng hoặc thay đổi bố cục, vì vậy có thể cần điều chỉnh lại nội dung.
Các bước thực hiện：
- Mở tệp PDF.
- Chọn văn bản và sao chép.
- Dán vào trình soạn thảo văn bản (ví dụ: Notepad, Word).
- Điều chỉnh bố cục và định dạng nếu cần thiết.
2. Sử dụng công cụ OCR (Nhận diện ký tự quang học)
Văn bản được lưu dưới dạng hình ảnh trong PDF sẽ không được nhận diện là văn bản nếu không có sự can thiệp. Bằng cách sử dụng công cụ OCR, bạn có thể chuyển đổi văn bản trong hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa. Nhiều phần mềm chỉnh sửa PDF và phần mềm OCR chuyên dụng đều cung cấp tính năng này.
Các công cụ OCR được khuyến nghị:
- Adobe Acrobat: Bạn có thể sử dụng tính năng OCR để chuyển đổi PDF đã quét thành văn bản. Việc hỗ trợ trình đọc màn hình cũng trở nên dễ dàng hơn.
- Google Document: Tải lên PDF lên Google Drive và chuyển đổi sang định dạng Google Tài liệu, văn bản sẽ tự động được chuyển đổi.
- ABBYY FineReader: Công cụ OCR chính xác cao với khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ là một điểm mạnh.
Các bước thực hiện：
- Mở tệp PDF bằng công cụ OCR.
- Thực hiện nhận diện văn bản.
- Kiểm tra văn bản đã được xuất ra và thực hiện sửa lỗi chính tả cũng như điều chỉnh bố cục.
3. Chuyển đổi bằng phần mềm chỉnh sửa PDF
Nhiều phần mềm chỉnh sửa PDF có tích hợp chức năng chuyển đổi văn bản, cho phép bạn chuyển đổi tệp trực tiếp sang định dạng văn bản hoặc Word. Điều này giúp bạn có thể giữ nguyên định dạng nội dung khi thực hiện chuyển đổi.
Các phần mềm được khuyến nghị:
- Adobe Acrobat: Bạn có thể chuyển đổi PDF trực tiếp sang định dạng Word hoặc văn bản. Phần mềm này giữ nguyên định dạng rất tốt, giúp bạn tạo ra các tệp có khả năng truy cập.
- Nitro PDF: Công cụ chỉnh sửa PDF mạnh mẽ, cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi sang định dạng văn bản.
Các bước thực hiện：
- Mở tệp PDF bằng phần mềm chỉnh sửa PDF.
- Chọn “Lưu dưới dạng” từ menu “Tập tin” và chọn “Văn bản” hoặc “Word”.
- Kiểm tra và điều chỉnh bố cục văn bản nếu cần thiết.
4. Sử dụng công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến mà không cần cài đặt phần mềm. Những công cụ này miễn phí và dễ sử dụng, cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi PDF sang định dạng văn bản. Tuy nhiên, về mặt bảo mật, tốt nhất nên tránh sử dụng cho các tệp PDF chứa thông tin nhạy cảm.
Các công cụ trực tuyến được khuyến nghị:
- Smallpdf: Đây là công cụ đơn giản cho phép bạn chuyển đổi PDF sang Word hoặc văn bản.
- PDF2Go: Đây là công cụ trực tuyến đa chức năng, cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi và chỉnh sửa văn bản trong PDF.
Các bước thực hiện：
- Truy cập vào trang web và tải lên tệp PDF.
- Chọn tùy chọn chuyển đổi sang định dạng văn bản.
- Tải về và chỉnh sửa văn bản nếu cần thiết.
Các điểm quan trọng để tạo ra PDF có khả năng truy cập:
Ngoài việc chuyển đổi PDF sang định dạng văn bản, bạn cần chú ý đến một số điểm khi tạo ra PDF có khả năng truy cập.
1. Tạo PDF có gắn thẻ
PDF có gắn thẻ giúp trình đọc màn hình dễ dàng diễn giải cấu trúc tài liệu một cách chính xác. Khi các tiêu đề, danh sách và đoạn văn được đánh dấu bằng thẻ, người dùng sẽ dễ dàng nắm bắt được dòng chảy của tài liệu. Bạn có thể dễ dàng tạo PDF có gắn thẻ bằng cách sử dụng phần mềm như Adobe Acrobat hoặc Microsoft Word.
2. Thiết lập văn bản thay thế (Alt text)
Luôn luôn thêm văn bản thay thế cho hình ảnh và biểu đồ, để trình đọc màn hình có thể mô tả nội dung đó. Điều này giúp cung cấp thông tin cho những người dùng khó khăn trong việc hiểu thông tin hình ảnh.
3. Sử dụng phông chữ và bố cục dễ đọc
Sử dụng phông chữ đơn giản và dễ đọc, cùng với việc thiết lập khoảng cách dòng và khoảng cách giữa các ký tự hợp lý, sẽ mang đến trải nghiệm đọc thoải mái cho tất cả người dùng. Ngoài ra, nên tránh các phông chữ trang trí quá mức và kích thước chữ quá nhỏ.
4. Chú ý đến độ tương phản màu sắc
Việc duy trì độ tương phản giữa màu nền và màu chữ là rất quan trọng. Đối với người dùng khiếm thị hoặc người cao tuổi, văn bản có độ tương phản thấp sẽ khó đọc. WCAG (Hướng dẫn về khả năng truy cập nội dung web) khuyến nghị tỷ lệ tương phản tối thiểu là 4.5:1.
Kết luận
Việc chuyển đổi PDF sang định dạng văn bản là một bước quan trọng để cải thiện khả năng truy cập web. Đặc biệt, đối với những người dùng sử dụng trình đọc màn hình và tính năng tìm kiếm, PDF đã được chuyển đổi sẽ giúp dễ dàng truy cập thông tin. Hơn nữa, bằng cách sử dụng các công cụ OCR hoặc phần mềm chỉnh sửa PDF, bạn có thể chuyển đổi PDF sang định dạng văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để tạo ra PDF có khả năng truy cập, cần chú ý đến các chi tiết như việc tạo PDF có gắn thẻ và thiết lập văn bản thay thế.
Bằng cách thực hiện những phương pháp này, bạn có thể cung cấp một trang web dễ sử dụng cho mọi người, tạo ra một môi trường thông tin mà tất cả người dùng đều có thể truy cập một cách bình đẳng.
Chúng tôi đã phát hành UUU Web Accessibility Widget Tool, công cụ giúp dễ dàng triển khai khả năng truy cập web. Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện khả năng truy cập, hãy xem thêm thông tin chi tiết.