Học tập – việc làm – kỹ năng
Làm việc đa văn hoá Việt–Nhật: khác biệt khiến dự án “trơn” hơn
Mục tiêu: không “dạy lễ nghi” chung chung, mà đưa quy trình – mẫu câu – bảng cầu nối giúp nhóm Việt–Nhật làm việc rõ, nhanh, tôn trọng, giảm trượt deadline & hiểu lầm.
1) 10 khác biệt “trúng việc” & cách bắc cầu
| Chủ đề | Nhìn chung người Nhật | Nhìn chung người Việt | Cầu nối thực dụng |
|---|---|---|---|
| Đúng giờ | Đến sớm 5–10’ là bình thường | Linh hoạt vài phút | Họp online mở trước 5’; quy ước buffer 10’ giữa họp |
| Quy trình vs. kết quả | Quy trình chuẩn → yên tâm | Ưu tiên “xong việc” | Định nghĩa quy trình tối thiểu: báo cáo ngắn + checklist kiểm soát |
| Ra quyết định | Ringi (tham vấn trước), đồng thuận | Quyết nhanh ở hiện trường | Họp pre-alignment 15’ trước khi chốt; ghi ai phê duyệt |
| Báo cáo | Ho–Ren–So (Báo–Liên lạc–Tham vấn) | Báo “khi có biến” | Mẫu Daily/Weekly 5 dòng (mục 3) |
| Phản hồi | Gián tiếp, lịch sự, tránh phủ định thẳng | Thẳng – linh hoạt | Mẫu “rủi ro – đề xuất – lợi ích” (mục 4) |
| Tài liệu | Chuộng tài liệu ngắn, chuẩn format | Tài liệu linh hoạt | Dùng 1 trang: quyết định–ai làm–deadline–rủi ro |
| Rủi ro | Thông báo sớm, điều chỉnh kịp | Xử lý sát hạn | Heatmap rủi ro tuần, ngưỡng escalate rõ |
| Chất lượng | Prefectible, ít lỗi | Có thể chấp nhận “đủ dùng” | Quy định định nghĩa xong (DoD) theo từng deliverable |
| Email/Chat | Tông trang trọng; mail recap | Chat nhanh, call ngay | Recap sau họp ≤ 2h + SLA chat 1–3h |
| Sau giờ | Tách bạch công–tư | Linh hoạt | Quy ước khung giờ im lặng và kênh khẩn (phone) |
2) Khung vận hành 4 bước (áp ngay tuần này)
- Kickoff “3 rõ” (60 phút)
- Rõ Mục tiêu (1 câu) · Vai trò RASCI · Lịch cố định (Daily/Weekly).
- Nhịp báo cáo
- Daily 5’ (đứng/online): tiến độ–vướng–hỗ trợ.
- Weekly 30’: rủi ro–quyết định–kế hoạch tuần sau.
- Recap 1 trang sau mọi cuộc họp: quyết định–ai–khi nào–rủi ro–tài liệu.
- Retrospective 30’/2 tuần: 3 mục “Nên tiếp tục/Nên dừng/Nên thử”.
3) Mẫu Daily/Weekly 5 dòng (Ho–Ren–So bản rút gọn)
Tiêu đề: [Dự án X] Báo cáo ngày 2025-12-05 – Nhóm VN–JP
- Đã làm: … (số liệu %)
- Đang làm: … (ETA)
- Vướng mắc: … (cần ai giúp, trước khi nào)
- Rủi ro (đỏ/vàng/xanh): … (biện pháp)
- Yêu cầu xác nhận: … (người chịu trách nhiệm)
Quy ước: gửi trước 17:30 (JST); nếu không cập nhật, coi như không tiến độ.
4) Mẫu nói góp ý/ từ chối “mềm mà rõ” (VN ⇄ JP)
-
Đề xuất thay đổi:
- VN → JP:
Phương án A có rủi ro trễ 3 ngày. Em đề xuất B vì … Chi phí tăng ~5%, nhưng giảm rủi ro 80%. Nhờ anh/chị xác nhận trước 15:00. - JP ngắn gọn: 「案Aは3日の遅延リスクがあります。代替案Bを提案します。コスト＋5%ですが、リスクを80%低減できます。15時までにご確認いただけますか。」
- VN → JP:
-
Xin dời hạn:
- VN:
Do đầu vào từ phía … đổi, em xin dời mốc … sang … Em sẽ giao bản nháp vào … để xem sớm. - JP: 「入力条件の変更により、納期を…へ変更させてください。先行版を…までに提出します。」
- VN:
-
Không đồng ý (tôn trọng):
- JP: 「現状では難しいと考えます。理由は…です。代替として…をご提案します。」
- VN:
Hiện tại phương án này chưa khả thi vì … Em đề xuất phương án …
5) Ước lượng & deadline: chuẩn hoá để “không trượt”
- Định nghĩa Xong (DoD) theo loại việc
- Ví dụ: Tài liệu: có mục tiêu/giả định/luồng/ảnh chụp màn hình; Mã: pass test, code review 1 người JP + 1 người VN; Thiết kế: file nguồn + spec kích thước.
- Ước lượng có đệm 15–20% với việc mới/khó.
- Mốc kiểm tra giữa (mid-check) vào 50% thời gian của mọi task > 3 ngày.
- ETA minh bạch: “hoàn thành v1 ngày …, final ngày …”.
6) Quản trị rủi ro kiểu “đèn giao thông”
| Mã rủi ro | Mô tả | Tín hiệu | Hành động |
|---|---|---|---|
| R1: Thiếu đầu vào | Chờ API/asset | 🟡 2 ngày | Ping mỗi ngày 1 lần + lên phương án tạm |
| R2: Trượt hiệu năng | Benchmark kém 20% | 🟠 1 tuần | Xin scope cut hoặc gia hạn có số liệu |
| R3: Nhân sự | Nghỉ/ốm | 🟠 ngay | Chỉ định backup, cập nhật timeline |
| R4: Phê duyệt chậm | Ringi 3 cấp | 🟢→🟡 3 ngày | Gửi one-pager tóm tắt để duyệt nhanh |
Báo cáo rủi ro vào Weekly, nhưng đụng ngưỡng phải escalate trong ngày.
7) Họp hiệu quả kiểu Việt–Nhật (30–45’)
- Agenda trước ≥ 24h (mục tiêu – quyết định cần ra).
- Vai trò rõ: host, note-taker, decision owner.
- Tài liệu chia sẻ màn hình; người nói chậm – rõ – để khoảng lặng 3–5 giây cho phía Nhật phản hồi.
- Kết thúc: chốt 3 điều: quyết định – ai – khi nào.
- Recap ≤ 2h (mục 8).
8) Mẫu recap 1 trang (copy–paste)
Tiêu đề: [Dự án X] Recap họp 05/12 – Quyết định & bước tiếp theo
- Quyết định: …
- Hành động & hạn: A–(15/12), B–(18/12)
- Rủi ro & người theo dõi: R2 – Linh; R4 – Sato
- Phụ thuộc: …
- Tài liệu/Link: …
- Cần xác nhận trước: 12:00 JST ngày …
9) Email/Chat: tông & SLA
- Email đối tác Nhật: Kính ngữ ngắn, chủ đề rõ:
[Project] Request for approval – v1.2 by 12/12. - Chat nội bộ: bullet, @mention + hạn; trả lời đã nhận trong 1–3h làm việc.
- Câu JP ngắn hữu ích
- ご確認お願いします。 – Nhờ xác nhận.
- 進捗はいかがでしょうか。 – Tiến độ thế nào ạ?
- 本日中に共有します。 – Hôm nay em sẽ gửi.
10) Bộ “văn bản chuẩn” nên có của dự án Việt–Nhật
- Glossary 2 ngôn ngữ (thuật ngữ chuyên môn).
- One-pager sản phẩm (mục tiêu, KPI, người quyết).
- Template recap (mục 8) + biểu mẫu risk (mục 6).
- Checklist bàn giao theo loại deliverable.
- Lịch cố định (Daily/Weekly/Retrospective) + kênh khẩn.
11) 12 “Do & Don’t” để dự án trơn hơn
Do
- Chốt vai trò – deadline – DoD ngay khi nhận việc.
- Recap mọi cuộc họp, đặc biệt có quyết định.
- Cảnh báo rủi ro sớm, đưa phương án B.
- Tôn trọng im lặng suy nghĩ của phía Nhật; đừng chen ngang.
Don’t
- Hứa khi chưa có dữ liệu.
- Gửi tin nhắn dài không cấu trúc.
- Dời hạn không lý do + không phương án.
- Phản hồi kiểu phủ định thẳng mà không đưa lựa chọn.
12) Checklist 60 giây mỗi sáng của PM
- [ ] Bảng tiến độ cập nhật?
- [ ] Rủi ro nào chạm ngưỡng cần escalate?
- [ ] Email cần phê duyệt đã gửi one-pager?
- [ ] Lịch hôm nay: họp có mục tiêu & agenda?
- [ ] Tối nay: recap nào phải gửi trước 18:00 JST?
Kết
Khác biệt Việt–Nhật không phải rào cản, mà là điểm tựa để làm tốt hơn: đúng giờ – quy trình tối thiểu – giao tiếp rõ – báo cáo sớm – quyết định minh bạch. Dùng mẫu báo cáo/recap/phrasebook trong bài, bạn sẽ thấy sau 2–3 tuần dự án trơn thấy rõ.