Kinh tế – giao thương – du học · Cẩm nang

Xuất nhập khẩu nhỏ lẻ Việt–Nhật: bắt đầu từ online shop

(test ý tưởng với vốn nhỏ · hạn chế rủi ro pháp lý · mở đường cho business lớn sau này)

Mục tiêu: cho bạn bản đồ “entry-level” để làm xuất nhập khẩu nhỏ lẻ Việt–Nhật bắt đầu từ online shop (Facebook, Shopee, Mercari, Shopify…): hiểu 3 mô hình cơ bản, dòng hàng – dòng tiền – giấy tờ ở mức tối thiểu, và cách test nhu cầu trước khi “ôm” container.

A. Định hình nhanh: 3 mô hình “nhỏ mà không chơi liều”

Nguyên tắc vàng cho người mới:
Bắt đầu từ “bán cho cộng đồng Việt ở bên kia” trước, rồi mới tính chuyện bán sâu vào thị trường bản địa (người Nhật) khi đã quen luật & cách vận hành.

B. Bản đồ tổng thể: từ ý tưởng → đơn hàng đầu tiên

1. Chọn “combo”: sản phẩm × hướng hàng × khách hàng

• JP→VN: mỹ phẩm, thực phẩm khô, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, đồ cho bé, figure, manga…
• VN→JP: cà phê, trà, snack, áo dài, đồ thủ công, sản phẩm eco, đồ decor, quà Tết…
• Khách hàng:
  • Người Việt ở Nhật/VN.
  • (Stage sau) Người Nhật quan tâm đến VN.

2. Xác định 3 “dòng”:

• Dòng hàng:
  • Mua ở đâu → gửi qua kênh nào → lưu kho thế nào → ship last mile.
• Dòng tiền:
  • Khách trả bằng gì → tiền vào tài khoản nào → đổi tiền thế nào.
• Dòng giấy tờ:
  • Bill, invoice, khai hải quan, chứng từ tối thiểu.

3. Bắt đầu rất nhỏ:

• 10–20 đơn test đầu tiên, tập trung 1–2 sản phẩm “core”.
• Dùng online shop có sẵn (FB, Shopee, Mercari…)
• Ghi lại:
  • Loại hàng nào bán tốt,
  • Cước vận chuyển thực tế,
  • Lỗi phát sinh (hải quan, hỏng, trả hàng…).

C. Hướng 1 – Hàng Nhật về Việt (JP→VN): dễ cho người đang ở Nhật

1) Nguồn hàng

• Siêu thị, drugstore, cửa hàng bình dân (Donki, Loft, Muji…), outlet.
• Online Nhật (Amazon JP, Rakuten, Yahoo! Shopping…), tận dụng sale, point.
• Chợ đồ cũ, recycle shop (BookOff, HardOff…) cho: sách, manga, figure, đồ gia dụng.

Nguyên tắc chọn:

• Nhỏ – nhẹ – khó vỡ.
• Giá trị vừa phải, không “hàng hiệu luxury” ngay.
• Ít rủi ro pháp lý: tránh thuốc kê đơn, thực phẩm tươi, chất lỏng nhiều, pin đặc biệt.

2) Dòng hàng: Nhật → Việt

• Cách 1: gửi theo kiện (bưu điện, hãng chuyển phát)
  • Gửi từng kiện 5–20kg.
  • Khai hàng: “household goods”, “cosmetics”, “snacks”… (nhưng phải trung thực; không khai 1 đằng gửi 1 nẻo).
• Cách 2: xách tay + gửi chung chuyến
  • Nhờ người bay về mang, hoặc gom với cộng đồng.
  • Phải tôn trọng quy định hành lý & hàng cấm lên máy bay.

Với người mới: nên bắt đầu với bưu điện/hãng ship chính thống, có tracking, rõ luật.

3) Dòng tiền: khách VN trả → bạn ở Nhật nhận

• 3 pattern phổ biến:
  1. Khách VN chuyển khoản VNĐ cho người nhà ở VN, hai bên ghi sổ & sau đó nhà chuyển Yên cho bạn (qua ngân hàng/chuyển tiền).
  2. Dùng dịch vụ chuyển tiền quốc tế (Wise/ ngân hàng) để gom tiền VN→JP.
  3. Nếu bạn có tài khoản VNĐ trong ngân hàng VN, dùng để thu tiền, chi phí tại VN; Yên chủ yếu để nhập hàng.

4) Online shop: bán cho ai, ở đâu?

• Bán cho khách ở Việt Nam:
  • Facebook page, group “hàng Nhật xách tay”.
  • Shopee/Lazada/Tiki (nếu đủ điều kiện mở shop), dùng kho VN.
• Đừng vội mở website riêng, hãy:
  • Dùng social + marketplace để hiểu nhu cầu & quy trình.

D. Hướng 2 – Hàng Việt sang Nhật (VN→JP): bắt đầu từ cộng đồng Việt

1) Khách hàng “dễ” nhất: người Việt ở Nhật

Nhu cầu cơ bản:

• Thực phẩm: cà phê, trà, phở/bún ăn liền, mắm, gia vị, snack, đồ ăn vặt tuổi thơ.
• Đồ dùng: áo dài, đồ thờ cúng nhỏ, đồ Tết, quà biếu.
• Cultural: sách tiếng Việt, đồ trang trí, board game, đồ cho trẻ học tiếng Việt.

Lưu ý lớn:

• Food → phải coi kỹ: hạn dùng, thành phần, bao bì, quy định nhập cảnh:
  • Hạn chế đồ tươi, thịt, sản phẩm từ sữa, trứng…
  • Ưu tiên đóng gói công nghiệp, có nhãn mác rõ ràng.
• Nếu bán cho người Nhật:
  • Sẽ cần nhãn tiếng Nhật, tiêu chuẩn khác, rào cản cao hơn → không nên là bước đầu tiên.

2) Dòng hàng: Việt → Nhật

• Bưu điện/quốc tế: EMS, air parcel, SAL (tùy giai đoạn).
• Hãng chuyển phát tư nhân, forwarder Việt–Nhật (nhưng phải chọn nơi uy tín).

Mẹo:

• Gửi kiện nhỏ 5–10kg để test cước & tần suất kiểm tra.
• Đóng gói:
  • Chống vỡ, chống dập (nhất là nước mắm, nước chấm, đồ hộp).
  • Hạn chế mùi “bay ra ngoài” quá mạnh, dễ bị check.

3) Online shop ở Nhật: đơn giản nhất là gì?

• Ban đầu:
  • Bán qua Facebook group người Việt ở Nhật, Zalo, LINE.
  • Có thể list hàng trên Mercari, Rakuma (nếu bạn đủ điều kiện, biết tiếng Nhật cơ bản).
• Dần dần:
  • Làm form đặt hàng (Google Form/Notion) + bảng giá.
  • Tạo mini landing page giới thiệu sản phẩm “signature”.

E. Set-up online shop: từ “bán trong group” đến shop “ra dáng”

1) Level 1 – Social shop

• Facebook / Instagram / Zalo / LINE:
  • Post hình thật + mô tả rõ: nguồn gốc, cách dùng, giá, phí ship.
  • Dùng Story, Reels, live để giới thiệu hàng, unpack, hướng dẫn.

Ưu:

• Vốn 0, dễ bắt đầu, dùng luôn mạng lưới bạn bè.

Nhược:

• Khó quản lý đơn nhiều, dễ trôi tin.

2) Level 2 – Marketplace

• Ở VN: Shopee, Lazada, Tiki…
• Ở Nhật: Mercari, Rakuma, Yahoo Auction, BASE/STORES (platform làm EC nhỏ).

Ưu:

• Có sẵn traffic, hệ thống thanh toán, logistic.
• Khách có cảm giác “tin tưởng” hơn.

Nhược:

• Phải theo luật nền tảng, chính sách hoàn tiền, phí dịch vụ.
• Cần chuẩn bị hình ảnh, mô tả chuẩn chỉnh hơn.

3) Level 3 – Website riêng (Shopify, WooCommerce…)

Khi nào tính tới?

• Khi bạn:
  • Đã có dòng khách ổn định,
  • Cần định vị thương hiệu riêng,
  • Muốn kết nối nhiều kênh (FB, Insta, Marketplace) vào 1 hệ thống.

Người mới không cần nhảy thẳng vào bước này (tốn thời gian & tiền nhiều).

F. Dòng tiền & ngoại tệ: hạn chế “rò rỉ” & rắc rối

1) Nguyên tắc cơ bản

• Mỗi bên (VN, JP) nên có ít nhất 1 tài khoản ngân hàng để:
  • Thu tiền nội địa.
  • Trả chi phí (ship, đóng gói, quảng cáo) tại nước đó.

2) Chuyển tiền giữa VN & JP

• Dùng:
  • Ngân hàng, dịch vụ chuyển tiền quốc tế, fintech.
• So sánh:
  • Phí cố định + phần trăm.
  • Tỷ giá (chênh lệch so với rate thị trường).

Mẹo:

• Gom tiền theo đợt (ví dụ mỗi tháng chuyển 1 lần) → bớt phí.
• Ghi rõ: tiền hàng, tiền chi hộ… để sau này làm sổ sách dễ.

3) Thuế & pháp lý (hạn chế nói quá chi tiết)

• Bán lâu dài, doanh thu cao → sớm muộn gì cũng chạm vấn đề thuế & đăng ký kinh doanh.
• Mô hình “nhỏ lẻ, test thị trường”:
  • Vẫn nên giữ sổ sách đơn giản: đơn hàng, doanh thu, chi phí → dễ “nâng cấp” về sau.
• Nếu định mở hẳn business:
  • Nên hỏi kế toán/luật sư tại VN & Nhật (tuỳ nơi đăng ký).

Cẩm nang này không thay thế tư vấn pháp lý, chỉ giúp bạn biết mình cần hỏi gì & chuẩn bị gì.

G. Minimal paperwork: những thứ nên làm ngay từ đầu

1) Hóa đơn & ghi chú đơn giản

• Mỗi đơn hàng:
  • Ghi tên, số lượng, giá, phí ship.
  • Lưu lại screenshot chuyển khoản/biên nhận.
• Với kiện gửi quốc tế:
  • Ghi packing list: item, số lượng, trọng lượng ước tính.

2) Template note (EN/JP) kèm kiện hàng

• Tiếng Anh đơn giản:

Thank you for your purchase.
If there is any problem with the product, please contact us within 7 days with photos.
We hope you enjoy this item!

• Tiếng Nhật đơn giản:

この度はご購入ありがとうございます。
商品に問題がある場合は、7日以内に写真とともにご連絡ください。
気に入っていただければ幸いです。

H. Bước “upgrade”: từ nhỏ lẻ lên thương hiệu nhỏ

Khi đã có:

• 50–200 khách hàng,
• 1–2 sản phẩm bán đều,
• Dòng hàng – dòng tiền ổn hơn,

…bạn có thể:

1. Đặt hàng riêng từ xưởng (OEM, private label).
2. Làm branding cơ bản:
   • Logo, nhãn dán, card cảm ơn.
   • Social content về câu chuyện sản phẩm (tại sao là hàng Nhật/VN, vì sao bạn chọn).
3. Xây quy trình CS (customer service):
   • Thời gian trả lời tin nhắn.
   • Chính sách đổi/trả (trong khả năng cho phép).

I. 10 lỗi phổ biến khi làm xuất nhập khẩu nhỏ lẻ Việt–Nhật

1. Nghĩ “nhỏ lẻ thì không cần để ý luật/hải quan” → bị giữ hàng, phạt, mất kiện → luôn đọc basic rule & hỏi hãng ship.
2. Ôm quá nhiều mặt hàng ngay từ đầu → không quản lý nổi tồn kho, hết hạn → chỉ nên bắt đầu với 1–3 sản phẩm core.
3. Định giá chỉ dựa trên giá mua mà không tính: phí ship, thất thoát, packaging, thời gian → dễ bán càng nhiều càng… lỗ.
4. Không làm sổ ghi chép đơn giản → vài tháng sau không biết lời/lỗ.
5. Hứa giao nhanh kiểu “như nội địa” cho hàng quốc tế → khách kỳ vọng sai → luôn nhấn mạnh thời gian dự kiến + khả năng delay.
6. Đóng gói sơ sài, không test “lắc – ném nhẹ” → tới nơi bể vỡ → luôn double box cho đồ dễ vỡ/chất lỏng.
7. Lạm dụng “order cá nhân / quà tặng” để gửi hàng thương mại → quy mô lớn sẽ rất rủi ro.
8. Chỉ bán trong 1 kênh (ví dụ chỉ Facebook) → khi bị hạn chế/khóa là “toang” → dần dần đa kênh hóa (ít nhất 2 nền tảng).
9. Không quan tâm tới feedback → mất cơ hội cải thiện sản phẩm & quy trình.
10. Bỏ cuộc sau 10–20 đơn đầu vì “không giàu nhanh” → quên mất đây là giai đoạn học nghề & dựng nền, không phải “vào là ăn ngay”.

J. Checklist 60 giây: bắt đầu online shop xuất nhập khẩu nhỏ lẻ Việt–Nhật

• [ ] Chọn 1 hướng chính: JP→VN hay VN→JP (hay hợp tác 2 đầu).
• [ ] Chọn 1–3 sản phẩm core (nhỏ, nhẹ, ít rủi ro pháp lý, dễ test).
• [ ] Chọn 1 kênh bán chính (FB/IG/Shopee/Mercari…) cho 3 tháng đầu.
• [ ] Tìm hiểu 1–2 đơn vị ship quốc tế & ước tính cước cho 3 mức: 5kg, 10kg, 20kg.
• [ ] Mở hoặc chuẩn bị tài khoản ngân hàng nội địa ở nước mình (VN hoặc JP).
• [ ] Tạo file/sổ theo dõi đơn hàng & chi phí đơn giản.
• [ ] Viết template mô tả sản phẩm + note kèm hàng (VN/EN/JP tuỳ khách).
• [ ] Chấp nhận tâm thế: 20–50 đơn đầu = học nghề & chỉnh quy trình, không đặt mục tiêu “giàu nhanh”.

Kết

Xuất nhập khẩu nhỏ lẻ Việt–Nhật không nhất thiết phải bắt đầu từ container, kho bãi, công ty lớn.
Bạn có thể:

• Bắt đầu từ online shop rất nhỏ,
• Chọn 1–3 sản phẩm phù hợp,
• Làm tốt dòng hàng – dòng tiền – giấy tờ ở mức cơ bản,

…rồi từng bước:

• Hiểu nhu cầu thật của khách,
• Học “ngôn ngữ” của logistics & hải quan,
• Và nếu hợp, nâng cấp dần thành một business tử tế, có pháp lý rõ ràng.

Quan trọng nhất: đi từng bước nhỏ mà chắc, thay vì lao vào “đi buôn hàng Nhật/hàng Việt” theo trào lưu rồi… đuối giữa đường.